Excelの得意なこと・苦手なこと ＝BI21で全て実現！
本記事では、Microsoft Excelの概要と得意なこと・不得意なことをご紹介し、Excel業務改善ツール「BI21」の特徴について解説します。
Excelとは？
Microsoft Excelは、世界中の多くの企業で使用されている、最も代表的な表計算ソフトウェアです。数値計算や表・グラフの作成、関数、統計分析、マクロ、VBAといった様々な機能があり、皆さんも一度は使ったことがあるでしょう。
便利なExcelがもつ欠点
しかし、便利なExcelにはいくつか欠点もあります。代表的なものが次の三つです。
- 数式等が複雑なExcelファイルの作成・メンテナンスが属人化しやすい
- 数式やマクロを組み過ぎると、ファイルが重く・遅くなる
- リアルタイムでのデータ連携・情報共有には不向き
関数やマクロ・VBAなど、比較的高度な機能を使いこなせるExcel上級者は、たいてい社内に少数しいないため、そういった機能を使うファイルの作成・メンテナンス業務は、属人化しやすい傾向にあります。また、Excelはファイルが重くなったり、リアルタイムでのデータ連携ができなかったりと、業務効率化を妨げる欠点があります。
昨今は働き方改革や業務効率化の機運が高まり、こうしたExcelの欠点をカバーするツールも相次いで登場してきています。
BI21とは？
Excel業務改善ツール「BI21」は、こうしたExcelの欠点をカバーするツールの1つです。Excelの機能・使い方を100％生かしながら、Excelの不便さを解決する“活Excelツール”です。
以下では、Excelの得意なこと、苦手なことを整理し、それらが全てBI21で実現できることをご紹介します。
Excelの得意なこと・苦手なこと
Excelの得意なこと、苦手なことは、主に次の通りです。
（参考：Excel派の私が「脱Excel」を決意した5つの成功事例を紹介します。│DataManagement Lab（データマネジメントラボ） (justsystems.com), Excelでできること [エクセル（Excel）の使い方] All About、2022年1月13日アクセス。）
Excelが得意とする作業は、基本的な機能である表計算や図・表・グラフの作成にくわえ、データの集計、簡易DBとしてのデータ管理、マクロ・VBAを使用した業務自動化などです。Excel上級者になると、マクロやVBA、様々な関数を複雑に組み合わせ、業務内容にあった処理プログラムを自由に作成できます。
一方、Excelが苦手とする作業は、大容量のデータ処理や複数人による同時編集、リアルタイムでのデータ連携、アクセス権限の設定・管理などです。Excelはファイルにデータを貯めていくため、データ量が増えすぎるとファイルが重くなり、動作や処理スピードも遅くなります。
そのため、Excelは、大量のデータを扱う企業での使用や、複数人による業務には向かない側面もあるといえます。Excelは企業のＰＣほとんどに入っており便利なため、多くのビジネスマンに使われていますが、組織やチームで業務を効率よくスピーディに進め、成果を上げていくには、必ずしも最適なツールとは言えないのです。
Excelの得意・苦手＝BI21で全て実現！
Excel業務改善ツール「BI21」は、上記のExcelの得意なこと、苦手なことが全て実現できるツールです。
以上のように、BI21ではExcelの得意なこと、苦手なことがすべて得意分野に入ります。
BI21でExcelの良さをそのまま活かす
- Excelの様々な機能・操作が従来通り、100％使える！
- データの自動集計や不要なマクロの削減が可能
BI21はMicrosoft Excelと完全互換しているため、Excelの機能・操作が全て使用できます。また、既存のExcelファイルの数式やマクロもBI21のシステムに組みこめるため、集計の自動化やマクロの削減が可能です。
そのため、普段のExcel業務よりも、より速く楽に作業を終えることができます。
BI21でExcelの苦手な作業をカバー
- 大容量のデータ処理・データ検索をより速くできる
- データのリアルタイムでの共有が可能
- 複数人での同時使用OK
Excelの苦手な作業もBI21では得意になります。データはBI21が接続するDBで一元的に管理するため、リアルタイムでのデータ共有や、より効率的なデータの検索が可能です。また、Excelのようにファイルが重くなることもないため処理スピードの低下も防げます。さらに、ブラウザ上で操作するため、複数人での同時使用が可能です。
そのため、BI21はExcelの欠点を補いながら、組織やチームでの仕事をより速く効率的に進める上で最適なツールといえます。
まとめ
今回は、Excelの得意なこと・苦手なことと、BI21の特徴についてご紹介しました。
Excelは非常に便利なソフトウェアですが、属人化の問題や処理スピードの遅延、データ連携の難しさなどから、大規模な組織・チームでの業務効率化には向かない側面もあります。しかし、Excel業務改善ツール「BI21」では、Excelの得意な部分を生かしつつ、Excelの欠点をカバーすることが可能です。
今後社内で業務効率化を進めていきたいが、できれば既存のExcelは活用したい！そんなニーズをお持ちの方には、最適なソリューションです。ぜひ一度無料トライアルをお試しくださいませ！
