関数・マクロを使ったExcel業務の属人化

　本記事では、Excelの関数・マクロについて、①それぞれの特徴、②使用のメリット・デメリット、③Excel業務属人化の原因と問題点、④BI21による解決法についてご紹介します。

Excelの関数・マクロとは？

　関数・マクロは、定型的な処理を自動化するためのExcelの便利機能です。これらはIT初心者やプログラミング経験のない方でも、ネットなどで使い方を調べ、手軽に使用することができます。各特徴は以下の通りです。

Excelの関数

　Excelの関数は、主に集計の作業で使用する機能です。セルを指定すると、関数がそれらのセルを参照し、自動で数字を集計・加工します。次の３つが代表的な関数です。

Excelのマクロ

　マクロは、VBA（＝Excelのプログラミング言語）使用のための補助ツールです。VBAはExcel上で様々な処理を自動化できるプログラミング言語で、使用には専門的なプログラミング経験が必要です。

しかし、マクロはそういったプログラミング経験や知識がなくても使用できます。一般のビジネスマンも、マクロを使うことでVBAの作成が可能です。

　Excelで関数・マクロを使用するメリットは、次のような点です。

関数使用のメリット

関数使用のデメリット

マクロ使用のメリット

マクロ使用のデメリット

　マクロは、VBAよりは学びやすいものの、習得するまでにはある程度の時間と努力が必要です。そのため、マクロの使用やメンテナンスは、既にマクロを使いこなせるExcel上級者に集中し、属人化しやすくなっています。

また、関数についても種類がたくさんあり、複雑に組み合わせて使うこともあるため、使用やメンテナンスの作業は属人化しやすいと言えます。

　では、なぜ関数やマクロの使用・メンテナンス業務が属人化することは、問題なのでしょうか？理由は、次の２つです。

　関数やマクロは、Excel上で様々な処理を自動化できるため、一見すると業務効率化・生産性向上に役立つ機能のようです。

１．しかし、これらの使用・メンテナンス業務が属人化すると、担当社員の業務負担は大きくなり、その人の生産性が低下してしまいます。メンテナンス業務自体に時間をとられるのに加え、他の社員からの問い合わせにも対応するため、担当者は本来の業務に取り組む時間が減ってしまいます。

２．また、担当者が退職してしまうと、組まれた関数やマクロを理解し、メンテナンスできる社員が誰ひとりいない状態になってしまいます。こうなると、日常的に使っていたExcelファイルは使用できなくなり、その部署やチーム全体の生産性も著しく低下してしまいます。

社内でのExcel業務属人化は、できる限り避けるべき問題です。

　BI21では以下の方法により、属人化の原因＝メンテナンスの必要自体をなくすことで、Excelの属人化問題を解決します。

BI21導入の効果

　メンテナンスが不要になるため、空いた時間を他の業務に充てることができ、担当者の生産性が向上します。

また、数式はシステム側にあらかじめ組み込むため、Excelのようにファイルが重い・処理スピードが遅いといった問題を軽減します。

　今回は、Excelの関数・マクロについて、それぞれの特徴と使用時のメリット・デメリット、属人化の原因と問題点、BI21による解決法をご紹介しました。

関数やマクロは便利な機能ですが、使い方によってはExcel業務が属人化する原因にもなります。属人化は、業務の継続性や担当者の業務負担に悪影響を及ぼしかねないため、できるだけ早めに対策すべき問題です。

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