煩雑なExcelファイルの管理を楽に

本記事では、Excelのファイル管理が煩雑になる原因と問題点、BI21による解決法をご紹介します。

Excelファイルの管理が煩雑になる原因

　Excelを使用する際によく出る課題として、ファイルの管理が煩雑になってしまう問題があります。具体的には、以下のような内容です。

会社でExcelを使われている方々は、一度はこのような悩みを持ったことがあるのではないでしょうか？

これら３つの状態からは、次のような問題が生まれます。

ファイル管理の煩雑さが引き起こす問題

①ファイルの数と名前

　まず、Excelはファイルごとにデータを保持するため、仕事を進めていくうちに、ファイル数が増えていきやすいツールです。気が付けば社内に大量のExcelファイルが生み出されており、それらの管理には各ファイルの格納場所を覚える必要があります。

また、Excelはファイル名でファイルの中身を識別するため、きちんと記名ルールを決めておかないと、紛らわしい名前や、内容に対して不十分な名前を付ける恐れもあります。

そうなると、大量のファイルから必要なものを探す際に時間がかかったり、メールに添付して送る際にファイルを間違ってしまったりと、業務の遅れやミスが生まれやすくなります。

②ファイルの保存場所

　社内のExcelファイルが、共有サーバで保管されている場合、どのフォルダにどのファイルが入っているかは、しばしば一部の社員のみが詳しく把握しています。このような場合、その担当者が退職などをすると、引継ぎが大変で後任者に負担がかかることもあります。

また、Excelファイルの数も日々増えて溜まっていくため、サーバの容量が逼迫するという問題もあります。

　営業進捗に関するファイルや打ち合わせのメモなど、各社員が個人のPCでExcelファイルを作成・管理することも多々あります。その場合、関係者や部署内でデータの連携が必要なときには、毎回ファイルをやり取りする手間が発生してしまいます。

BI21では、ファイル管理が煩雑になる原因をDBでの一元管理によって解決します。

　BI21ではデータはDBで一元的に管理するため、ファイルでデータを保持・管理することがなくなります。そのため、データ量が増えていっても、ファイル数が増えていくことはなく、Excelファイルが社内に散在することも回避できます。また、データは必要なときに、ＤＢから直接出力し表示させるため、ファイル名で識別する必要もありません。

　したがって、必要なファイルやデータの検索に時間がかかる問題については、ＤＢから直接データを検索するため、時間をかけずにデータの閲覧・加工が可能です。また、ファイルの種類や内容、格納場所を把握する必要もないため、属人化の懸念もなく引き継ぎ時の負担も最小限（BI21の使い方を教えるだけ）で済みます。

まとめ

　今回は、Excelファイルの管理が煩雑になる原因と問題点、BI21による解決法についてご紹介しました。ファイルごとにデータを保存するExcelでは、ファイルの管理や共有に手間がかかるため、業務効率化を妨げる側面があります。BI21では、データ管理をDBで一元的に行うことでこの問題を解決できます。ぜひ一度無料トライアルをお試しください！